Raport de Sustenabilitate 2020

Managementul contractorilor

Pentru o bună desfășurare a activității con­tractorilor, o strânsă colaborare cu partenerii noștri este crucială. Contractorii execută mai mult de 65% din totalul orelor de muncă înregistrate la nivelul Companiei, prin urmare, abilitățile și performanțele lor sunt vitale pentru capacitatea noastră de a ne desfășura munca în siguranță și în mod responsabil.

Compania noastră a decis să colabore­ze doar cu acei contractori care respectă standardele noastre de siguranță. De aceea, în 2020 am lucrat la implementarea Standardului Grupului „Managementul HSSE al contractorilor” revizuit. Noul document, care solicită o conduită unică și uniformă de gestionare a aspectelor HSSE pe întregul ciclu de viață al unui contract, trebuie să fie urmat de toți angajații OMV Petrom în general și, în special, de acei angajați cu responsabilități de siguranță (responsabilul de contract, managerul de contract, utiliza­torul de contract, managerul responsabil și reprezentantul HSSE). Acești angajați au roluri importante atât în gestionarea preca­lificării și selectarea contractorilor, cât și ȋn supravegherea performanței contractorilor și a subcontractorilor implicați în execuție. Dispozițiile standardului vor face obiectul instruirii în ateliere de lucru dedicate, organi­zate de către departamentul HSSE Petrom pentru funcțiile relevante. Având în vedere aceste aspecte, un grup de lucru din divizii și interdepartamental și-a asumat responsa­bilitatea dezvoltării materialului de instruire pentru acest nou standard. Același grup a or­ganizat ateliere de prezentare și dezbateri cu privire la prevederile acestui nou document, cu accent pe schimbările în cadrul perime­trelor, roluri și responsabilități. Rezultatele atelierelor au fost diseminate participanților la alte ateliere similare. În acest fel, colegii implicați în contracte din diferite sectoare de afaceri au primit aceleași răspunsuri și au dobândit aceeași înțelegere cu privire la noua reglementare. În paralel, noul standard a fost prezentat în cadrul întâlnirilor periodice cu contractorii, care au fost organizate la nivel de unități de afaceri, având ca scop tran­sferul bunelor practici și reiterarea obligației contractorilor de a aplica regulile acestui standard activităților contractate precum și celor implementate de subcontractori.

Activitatea zilnică a contractorilor este atent planificată, coordonată și monitorizată de către reprezentanții noștri. Toate procedurile pentru gestionarea activității lor HSSE sunt reglementate de același standard al Grupului OMV „Managementul HSSE al contractorilor” viață al contractului, de la selectarea con­tractorilor până la încheierea contractului. Titularii contractului, managerii desemnați ai contractelor, implică încă din stadiul incipient al contractului un reprezentant HSSE care va oferi consiliere cu privire la implementa­rea prevederilor standardului. Documente Petrom HSSE legale și interne sunt elaborate pentru toate etapele contractului, cu scopul de a reglementa colaborarea și transferul de cunoștințe între cele două părți, toate acestea fiind un suport important pentru monitorizarea performanței HSSE a contractorilor. În acest sens, la începutul contractelor se stabilește un document de punte HSSE sau o convenție între OMV Petrom și contractor, care conține decizia privind procedurile HSSE care trebuie urmate pe durata contractului. În acest sens, la începutul contractelor se stabilește un document intermediar HSSE sau o convenție între OMV Petrom și contractant, care conține decizia privind procedurile HSSE care trebuie urmate pe durata contractului. De asemenea, înainte de începerea contractului, în cazurile relevante, OMV Petrom efectuează audituri înainte de demarare a contractului, rezul­tând în unele cazuri planuri de acțiune de îmbunătățire care au în vedere conformitatea HSSE cu așteptările OMV Petrom și o bună performanță HSSE în timpul executării con­tractului. Urmează cea mai complexă fază, execuția contractului, când HSSE face parte din toate activitățile, întotdeauna prima pe ordinea de zi și luată în considerare în orice proces sau modificare propusă.

Angajații contractorilor fac parte din familia noastră profesională, o parte dintre ei fiind angajați zilnic în activitatea noastră și trăindu-și viața profesională în aceeași cultură cu noi, alții doar ocazional implicați în activități de construcție, modernizare, foraj și alte activități importante. Activitatea lor este în permanență în grija supraveghetorilor noștri. Starea de să­nătate și siguranța lor sunt la fel de importan­te pentru cea a colegilor noștri. Pentru o mo­nitorizare adecvată a activității lor, angajații contractorilor sunt înregistrați de la intrarea în zonele noastre de operare, prin sisteme de ecusoane atât în Rafinărie cât și în sediul OMV Petrom pentru a permite funcționarea sistemului și a documentației. Toți contractorii și subcontractorii lor primesc instruirea HSSE de inițiere la începerea unui contract, sunt instruiți zilnic pentru recunoașterea, gesti­onarea și raportarea riscurilor și pericolelor HSSE și contribuie continuu, împreună cu colegii noștri, la diseminarea lecțiilor învățate din pericole identificate, incidente evitate în ultimul moment și incidente.

Performanța managementului sănătății și siguranței contractorilor noștri este o preo­cupare constantă pentru noi, prin urmare, pentru fiecare contract cu risc HSSE înalt și mediu sunt stabiliți indicatorii cheie de performanță HSSE. Aceștia sunt monitorizați și rezultatele sunt analizate în cadrul întâlniri­lor regulate între OMV Petrom și conducerea contractorilor. În întâlnirile privind calitatea serviciilor ambele părți pot discuta și alte as­pecte diferite, precum rezultatele auditurilor HSSE, incidentele și lecțiile învățate.

Sistemul „Permisul de lucru”, disponibil și ac­tiv atât în diviziile din Upstream cât și în cele din Downstream, este unul dintre principalele instrumente utilizate pentru o pregătire HSSE adecvată la începerea activității. Procedurile sale ajută implicarea tuturor lucrătorilor OMV Petrom care participă la realizarea unei activități în identificarea pericolelor și evalu­area, atenuarea și controlul riscurilor. Toate acestea sunt documentate, iar evidența tuturor persoanelor implicate și analizele de siguranță efectuate sunt disponibile perma­nent la locul de muncă și arhivate la punctele de lucru dedicate.

Ne asigurăm că antreprenorii și subcontrac­torii care lucrează la sediul nostru primesc instruirea de bază pentru conștientizarea siguranței și că sunt calificați, conform cerințelor legale, pentru munca pe care o desfășoară. Prin urmare, în plus față de programul obișnuit de pregătire introductivă HSSE pe care orice contractor și sub­contractor o primește atunci când începe un nou contract în zonele de operare ale OMV Petrom sau în cadrul pregătirii zilnice a lucrărilor HSSE prin discuţii practice (Toolbox Talks) și analize privind aspectele de sigurănță a locului de muncă (Job Safety Analyses), conform Sistemului „Permis de lucra”, în 2020 am continuat să identificăm soluții pentru implementarea proiectului „Pașaportul HSSE pentru contractori” și în Divizia Downstream. Pașaportul HSSE a fost inițiat în 2019 în Upstream și constă dintr-o instruire oferită de formatori interni HSSE în toate unitățile de afaceri, fără costuri pentru contractorii și subcontractorii noștri, finalizată cu un test și o insignă indi­viduală cu un cod QR unic utilizată pentru a verifica calificarea și, în consecință, pentru a acorda accesul la locul de muncă.

Chiar dacă restricțiile din perioada pande­miei COVID-19 nu ne-au oferit șansa de a desfășura unele activități în condiții norma­le, ne-am adaptat practicile anterioare la activitățile online. Toate forumurile periodice HSSE cu contractorii au fost organizate urmărind structuri similare cu întâlnirile ante­rioare, cu implicarea atât a OMV Petrom, cât și a reprezentanților contractorilor în prezen­tarea bunelor practici HSSE, lecții învățate din incidente, analize de performanță HSSE și recompensare pentru un comportament de siguranță bun. Aceeași abordare a fost aplicată pentru întâlnirile dintre reprezentanții OMV Petrom și cei ai contractorilor în contracte individuale, pentru analiza trimes­trială a performanței HSSE și identificarea îmbunătățirilor rezultate din întâlnirile privind calitatea serviciilor.

În 2020 am continuat să desfășurăm au­diturile sistemului de management HSSE, luând în considerare aspecte ale orientărilor pentru cele mai bune practici și implementa­rea măsurilor corective în cazul în care sunt identificate neconformități. Dificultatea de a avea întâlniri la sediul contractorilor sau de a organiza vizite la fața locului i-a obligat pe auditori să desfășoare majoritatea activităților de la distanță. Această nouă abordare a avut o influență importantă asupra efortului investit de ambele părți, auditori și auditați, din cauza resurselor de timp necesare pentru partajarea și verificarea documentelor, efectuarea dife­ritelor analize asupra acestora și efectuarea de interviuri și clarificări online. Am realizat au­diturile la contractori (2 audituri) atât în Divizia Upstream cât și în Divizia Downstream. De asemena, am desfășurat și 17 audituri ale sistemelor de management HSSE (MS) la contractorii care operează în diferite domenii, cum ar fi proiecte, reparații și foraj, întreținere, gestionarea deșeurilor, în fiecare divizie și prin respectarea planului de audit propus la începutul anului. Pentru toate auditurile HSSE MS efectuate, am folosit instrumentul de audit standardizat propus de standardul de audit HSSE recent revizuit. Continuăm auditurile prin monitorizarea realizării acțiunilor asu­mate de conducerea companiilor auditate, proces care este facilitat de noul instrument de raportare Synergi implementat în OMV Petrom începând cu 2020 și la care au acces și reprezentanții contractorilor.

In 2020, am început să ne concentrăm mai mult pe activitatea subcontractorilor. Acest lucru se datorează în egală măsu­ră performanței lor scăzute în HSSE din ultimii ani și ținând cont de faptul că triun­ghiul „beneficiar-contractor-subcontractor” trebuie să fie întotdeauna la același nivel de conștientizare și cultură HSSE. Mai multe de­partamente au început să identifice inițiative de îmbunătățire, de la departamentul de conformitate, unde un nou proiect a stabilit o înregistrare mai bună a listei subcontractorilor în sistemele noastre interne, până la depar­tamentul achiziții, unde acceptarea lor pentru implicare este mai bine monitorizată și, de asemenea, departamentul HSSE. Abordarea acestuia a fost de a identifica un concept de îmbunătățire; astfel, au organizat un grup de lucru, cu implicarea diferitelor funcții din ambele divizii, pentru a implementa acest aspect. Abordarea grupului a fost de a derula inițial o analiză a decalajului față de cerințele interne existente; au adunat informații despre incidente, situații anormale care au fost observate în diferite activități și puncte slabe ale managementului efectuat de contractorii noștri în raport cu activitățile lor subcontrac­tate. Această analiză a decalajului a condus la propuneri pentru șase domenii diferite de concentrare care să fie mai bine gestionate în perioada următoare, prin urmare am creat șase proiecte individuale care vor fi imple­mentate pas cu pas în perioada următoare.