Raport de Sustenabilitate 2021

Etica în afaceri

De ce este important?

Comportamentul etic este esențial pentru stabilirea unei bune reputații, construirea și menținerea încrederii partenerilor noștri de afaceri, clienților și părților interesate.

Angajamentul nostru

Politicile și angajamentele noastre se bazează pe Codul de Conduită, Codul de etică în afaceri și Directiva internă privind Platforma de integritate. În anul 2021, Directiva privind Platforma de integritate a fost actualizată, astfel încât să includă toate domeniile relevante pentru activitatea OMV Petrom, prevăzute de Directiva UE 1937/2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii (Directiva de raportare). De asemenea, OMV Petrom a implementat complet un sistem de management al conformității. Suntem dedicați activităților de creștere a nivelului de conștientizare a eticii în afaceri în rândul angajaților OMV Petrom, prin instruiri și campanii de comunicare.

Măsurăm

Monitorizăm nivelul de instruire în domeniul eticii în afaceri al celor care lucrează pentru noi precum și riscul privind conflictul de interese.

Acționăm

OMV Petrom a implementat un sistem de management al conformității, care include reguli interne, procese și controale menite să prevină, să monitorizeze și să detecteze potențiale abateri de la regulile de etică în afaceri și să promoveze o cultură a eticii în afaceri în cadrul organizației. Sistemul de management al conformității gravitează în jurul Codului de conduită și al Codului de etică în afaceri.

Atât Codul de conduită, cât și Codul de etică în afaceri sunt asumate de Directoratul OMV Petrom și se aplică în toate țările în care compania își desfășoară activitatea. Politica de toleranță zero față de mită, fraudă, furt și orice alte forme de corupție este stipulată în mod clar în Codul de etică în afaceri, care este aprobat de Directoratul OMV Petrom. Codul de etică în afaceri este comunicat tuturor angajaților OMV Petrom utilizând toate canalele de comunicare disponibile în organizație.

Codul de etică în afaceri este obligatoriu pentru toți cei care lucrează pentru OMV Petrom, atât în România, cât și în filialele OMV Petrom din Bulgaria, Moldova și Serbia, pentru tot personalul nostru, indiferent de forma de angajare.

Directiva internă privind Platforma de integritate stabilește modul în care angajații, precum și orice alte persoane pot face, în mod confidențial și anonim, sesizări cu privire la subiectele relevante care se regăsesc în Directiva UE privind raportarea, inclusiv (dar nu numai) corupția și mita, conflictele de interese, legislația în domeniul concurenței și în domeniul piețelor de capital.

 

Verificăm

Sistemul OMV Petrom de management al conformității a fost certificat pe baza standardului internațional IDW PS 980, în 2013 și 2017, în ceea ce privește structura sa, nivelul de implementare, gradul de adecvare și eficacitate. Sistemul de management al conformității este reevaluat în mod regulat în conformitate cu standardul IDW PS 980.

Riscurile de conformitate sunt reevaluate de doua ori pe an, în cadrul exercițiului de management al riscurilor efectuat la nivelul Grupului (EWRM).

Instruim

Este de o importanță strategică pentru noi să ne asigurăm că fiecare angajat este pe deplin conștient de valorile și principiile noastre etice. În acest scop, organizăm două cursuri principale de instruire, în domeniul eticii în afaceri și al legislației antitrust.

Echipa de conformitate este instruită, participă la întâlniri și ateliere de lucru, care includ și împărtășirea experienței specifice țării în ceea ce privește implementarea programelor de sesizare a neregulilor. Pentru toți angajații OMV Petrom, creșterea gradului de conștientizare a regulilor de etică în afaceri se realizează prin instruiri și acțiuni de comunicare în domeniul conformității.

Planificăm

Planurile noastre de acțiune includ instruiri obligatorii periodice privind etica în afaceri și legislația din domeniul concurenței pentru manageri și angajații din zonele cele mai expuse riscurilor (virtual sau față în față) și cursuri online în aceleași domenii pentru toți angajații.

Acțiunile noastre principale privind etica în afaceri

În 2021, am lucrat în mod specific la:

  • dezvoltarea activităților de instruire și conștientizare în OMV Petrom și filialele din afara României, cu accent pe raportarea neregulilor sesizate
  • dezvoltarea unei aplicații noi pentru conformitate, accesibilă angajaților OMV Petrom de pe telefoanele mobile
  • prevenirea riscurilor generate de terțele părți prin monitorizarea mai îndeaproape a subcontractanților de primul nivel

Platforma de integritate a fost extinsă având în vederea noile cerințe legale și poate fi utilizată pentru a raporta potențiale încălcări în următoarele domenii:

  • Corupție și mită
  • Conflicte de interese
  • Carteluri/ concurență neloială
  • Legea pieței de capital
  • Achiziții publice
  • Protecția mediului
  • Siguranța produselor/alimentelor și protecția consumatorului
  • Reglementări fiscale corporative
  • Protecția datelor

Menținerea unui dialog direct și permanent cu angajații subsidiarelor OMV Petrom este un obiectiv important al activității de conștientizare și instruire desfășurată de echipa de conformitate. În acest sens, au avut loc întâlniri, atât față în față, cât și online, cu conducerea și angajații celor trei filiale ale OMV Petrom din Moldova, Serbia și Bulgaria. Scopul acestor întâlniri a fost acela de a susține sesiuni de instruire și informare în domeniul eticii în afaceri, al legislației din sfera concurenței, precum și discutarea altor aspecte de conformitate.

De asemenea, a fost organizat un workshop care a abordat aspecte privind cerințele de raportare a neregulilor, la care au participat Ofițerii Locali de Conformitate din OMV Petrom și subsidiarele sale din Moldova, Bulgaria și Serbia.

Rezultate (indicatori cheie, alți indicatori)

Instruiri

Cursuri e-learning privind etica în afaceri: 4.100 de participanți

Cursuri e-learning privind legea concurenței: 212 participanți

Cursuri online și față în față privind etica în afaceri: 252 participanți

Cursuri online și față în față în domeniul dreptului concurenței: 84 participanți

Verificări punctuale

Verificări trimestriale pe tema conflictului de interese, a cadourilor și invitațiilor

Sesizări

Zero sesizări relevante înregistrate pe Platforma de integritate

Incidente de corupție

Zero incidente care să fi avut ca rezultat rezilierea sau ne-reînnoirea contractelor cu parteneri de afaceri sau angajați din motive de corupție.

Litigii publice

Zero litigii care să implice fapte de corupție privind organizația sau angajații acesteia, în perioada de raportare. Există în curs 2 acțiuni în justiție în domeniul concurenței, în filialele din Moldova și Bulgaria. Performanța noastră este detaliată în secțiunea Performanța în detaliu a acestui raport.

Progres

Progresul nostru se reflectă în acțiunile întreprinse pentru creșterea gradului de conștientizare a eticii în afaceri pentru toți angajații OMV Petrom, prin instruiri și programe de comunicare în domeniul conformității.

Perspectivă

A fost dezvoltată o nouă aplicație în domeniul conformității. Aplicația va fi disponibilă din primul trimestru al anului 2022 pe telefoanele mobile ale angajaților OMV Petrom și va oferi un canal de comunicare modern, ușor de utilizat, care va facilita contactul cu echipa de conformitate, transmiterea de sesizări și accesarea aplicațiilor de conformitate. Alte acțiuni pe care le-am planificat includ instruirile:

  • E-learning Etica în afaceri, obligatorie la fiecare 2 ani pentru toți angajații noștri 
  • E-learning Legislația în domeniul concurenței, obligatorie la fiecare 2 ani pentru toți angajații din zonele de activitate cele mai expuse riscurilor
  • Instruiri directe privind etica în afaceri (digital sau față în față) obligatorii la fiecare 3 ani pentru managerii de nivel 1-4 
  • Instruiri directe în domeniul vizat de legea concurenței (digital sau față în față) obligatorii la fiecare 3 ani pentru manageri și angajații din zonele de activitate cele mai expuse riscurilor